首页 小组 文章 相册 留言本 用户 搜索 我的社区 在线学堂 商城 购物车 支付钱包

[100天实现人生愿望课稿汇编·第十期]愿望开始:合理安排你的一天

2022-11-28 17:22:51
0
280

你好,我是邹小强,上节课我带着你规划了一周的日程,可那只是一周大致的安排,真正指导我们行动的,其实是每日计划,所以这节课我们一起来看看,怎么合理安排自己的一天。

 

请你想象这样一个场景:某天早上你来到公司,想起昨天的项目计划书还没写完,好不容易同事们都各忙各的,老板也在开会,这会儿没人打扰,有属于自己的时间,哇哦,赶紧把项目计划书写完吧,刚打开word,敲了几个字,突然想起来还要整理报销单呢,已经攒了一堆了,算了,先不管,没过多久又想起来要发放部门基金,算了,等会再说,哎呀,又想起来下午2点还要开个项目进度会,天哪!越来越多的事情涌上大脑,完全没有办法静下心来写项目计划书,取而代之的是一种深深的焦虑感,你有遇到过类似的情况吧。

 


那这样的情况如何解决呢?我们可以把你的大脑想象成衣柜,要整理这些事情也是通过三步。第一步:把脑袋里的事情都收集到清单里,相当于摊在床上。第二步:在清单里明晰这些事情的下一步行动,并且分门别类的管理起来,相当于分堆儿放进衣柜。第三步:列出日计划,相当于从衣柜搭配一身衣服出门,这就是我做每日计划的方法——衣柜整理法



接下来,我们通过一个案例来看看衣柜整理法具体如何操作。

 

第一步,把脑袋里的事情都收集到头脑以外的地方,便利贴、手帐、手机APP都可以:项目计划书、整理报销单、发放部门基金、下午2点项目进度会、给领导汇报工作、工会会费整理、晚上8点和老公看电影。这些都是待办事项。

 

第二步,明晰这些事情的下一步行动,并且分门别类的管理起来。怎么做呢?超级简单!

 

你遇到的所有事情都只有四种情况:

- Do it now:立即去做

- Delay it:计划去做

- Delegate it:授权去做

- Don’t do it:尽量别做

 


我们用这个框架把手头的事情挨个梳理——

 

写项目计划书和整理报销单,这都是老板最近盯着的事情,所以需要立即去做,我把这两件事写在右上角的三只青蛙里面,表示今天要把这件事优先完成。


下午2点召开项目进度会,这是计划去做,并且是有固定时间的,只能在2点钟才能开会嘛,我就把它写在左边的时间轴,并且预估一下要2小时,这段时间相当于预支出去的时间。 


工会会费整理,这是计划去做,但是今天什么时候做都行的事情。但它需要1个小时的时间。今天没有一个完整的1小时空闲时间,怎么办?这就需要做任务分解。我把它分解成了三个步骤:问同事要报表、筛选整理、制作excel表格。这样就可以利用上班碎片时间完成这件事,不需要加班去做了。


跟领导汇报工作,这也是计划去做,打算早晨9点的时候去找领导,这是预支出去的时间,我一样把它写在左边时间轴,而且我还要在这件事后面添加备注,写上具体要汇报的内容。


这么做的好处是什么呢?它可以让你把这件事忘掉,把大脑清空,这样我们才会更专注在手头的事情上,效率才高。做计划的目的不是为了把事情记住,反而是为了把事情都忘掉,让自己专注在手头的那一件事情上,任务明确到可以立即行动的地步。


部门基金发放,这可以交给同事搞定,是授权去做,但授权去做的事情并不等于放权,我把一件事情授权给别人去做的时候,都会跟他确认一下什么时候给我回复,比如对方说三天后给结果,那么我就在日历的三天之后,添加一个任务,跟进部门基金发放事情,到时候我就会跟进这件事情。


晚上和老公看电影,这是比下班时间还要有力量的时间底线,和前面一样,添加到左边时间轴,把工作和生活列在一张清单上,为了能按时下班享受生活而提高完成计划清单的意愿度。


尽量别做的事情比如逛网店啊什么的,就不要列到待办清单上了。

 

怎么样?像这样把一件件的事情用4个D明晰之后,是不是一下子清晰很多?

 


衣柜整理法的最后一步就是排程,其实第二步走完,我们当天的行程计划就已经出来了。这一步主要是根据突发情况随时调整,这些临时突发的事情,怎么处理呢?


无外乎三种情况,第一种就是别人给你新布置的任务,比如客户突然打电话说要把合同邮寄过去,这时候快速走一遍衣柜整理法,把这个待办事项写下来的同时决定立即去做还是计划去做还是授权去做,然后安排到日程里就好了。第二种情况就是删除,有些任务你决定不做了,比如说原本要开会,后来取消了,那么直接在清单上划掉就好了。第三种情况是修改,比如说给领导汇报工作,领导临时出差了,那么把截止日期调整到下个星期再汇报就可以了。

 

好,这节课我们了解到事情太多会让自己很焦虑,通过衣柜整理法把所有事情按照4D的方式进行梳理之后,焦虑感就大大减轻了。那么下节课,我们来说说如何长时间坚持做一件事,做时间的朋友,我们下节课见。


 ——————【以上为课稿】——————


【今日作业】


你今天的日程都完成了吗,是不是遇到了各种各样的问题?


学习了今天的课程以后,你是不是更有信心完成明天的日程了?

 

请你用课程中提到的4D衣柜整理法,做出明天的计划安排,然后用文字/图片形式上传。

评论
意见反馈